活动找臻创 专业有保障
活动策划 会议论坛 庆典演艺 文旅活动

臻创传播 | 如何理解年会需求,成功策划一场线上「云年会」?

 二维码 19
发表时间:2021-12-03 20:46作者:臻小创



年会活动需求


年会,也是一种活动类型,只要是活动,不管是线上,还是线下,都有完整的活动六要素:


背景、目的、群体

内容、时间、地点


“要过年了”是年会最基础的背景,在这个背景的影响下,年会的形式都差不多相同,如员工表演节目、集体聚餐、颁发年度奖、集体抽奖游戏、新年计划发布等。


(领导常说,搞点儿演出、聚个餐吧、抽抽奖,这些是“形式”,而非“内容”。)


而每家机构的年度经营状况不同、所在的行业趋势不同,因此不同机构的年会,又会增加与年度经营状况、行业趋势相关的背景,而这些“背景”将直接影响着年会的“具体内容”,即演什么、讲什么、奖什么、玩什么,对与会者来说有没有干货。



年会是活动中的哪一类?

1 从目的来看:公关类活动。
内部年会是针对机构内经营团队的维系、促进型公关活动。但仅针对客户群体的年会,又属于行销目的的活动。
2、从形式来看:综艺类活动。
内部年会常以演艺形式为主,辅以致辞、颁奖、游戏等形式;所有的内容呈现形式,都以热闹、喜庆、积极、欢快的现场气氛为方向。                         



在“过年”这个背景、时间下,常见的有三种年会:

内部年会
客户年会
促销年会






欢乐的内部年会


这是最常见的、最纯粹的内部年会。

欢乐的内部年会       

最直接的特征就是
参与人员主体是机构内所有员工,也有机构会邀请部分上下游伙伴。
内部年会的目的:
最基本目的是答谢员工、奖励优秀;然后是机构文化演绎、年度重点成果展演;也会有机构内重大利好事件发布,发展关键问题沟通。
目的越单一,年会的内容就越容易统筹。
一场年会,出现这么多层次的目的,都是与机构的年度经营状况、行业趋势有关。             



根据背景的影响力大小,可以梳理出内部年会背景的三个层次:


年会背景的三个层次   


1、微观背景:要过年了,内部员工要一起聚。
如果只有这个背景,就可以做一场纯粹的综艺娱乐晚会,然后发发奖、一起吃一起喝。
2、中观背景:机构年度经营有大成果、大事件。
这将直接影响着年会的流程内容,约有25%的时间需要留给相关的内容。
3、宏观背景:机构发展规划、行业大趋势。
如果这个背景需要被重视,那么年会的主题将因此而调整,年会主要内容都会基于此背景。                                                                 

也可以从另一个角度理解年会背景的作用:



今年年会的目的很多,或许明年的就很少。


当然,从年会执行者角度来说,希望每年都少,这样最容易统筹,省事。


年会的具体内容,就需要根据具体的年会“背景”“目的”来制定,除了传统内容,因需增加。


内部年会,虽然在现场的只是内部人员,但如果需要通过媒体,进行深度的二次传播,所有的内容策划、执行细节就需要更加严谨。




隆重的客户年会


既然叫“客户年会”,那么这类年会的参与群体就是“客户”。以大客户、核心客户、老客户为主,部分意向客户。


又常被称谓“年终客户答谢会”。


常规的年终客户答谢会目的很单一:


以答谢客户一年一度的支持为目的,服务好铁杆粉丝,期待来年的更多支持,让他们帮忙做好口碑传播。


但有很多年终客户答谢会目的也会升级,比如要推介新产品、新服务,要让客户对机构未来的发展充满信心等。


这些都是因为本次客户答谢会有了多重背景:

  • 1、微观背景:要过年了,要对客户做一个维护、回馈。


  • 2、中观背景:未来一年里,机构有新产品、新服务推出。

  • 3、宏观背景:机构在这一年里有重大利好事件发生。



常做年终客户答谢会的机构类型有:
媒体机构、商会组织、高端产品经销商、高利润产品或服务经营机构……


年终客户答谢会的形式可以多样化。
最简单的就是餐酒会+演艺,在客户众多、预算充足的情况下,还可以是明星演唱会、新年音乐会,甚至是异地旅游度假+答谢会。
当然,还有一种最简单的办法,就是精心准备一份丰厚的礼品,也可以取代年终客户答谢会。





迷惑的促销年会


年终促销,是商家年终必不可少的销售动作之一,或大或小。


但不同类型的商家促销的方式都不一样。


以本地服务为主的机构,经常会融“促销+答谢+年会”于一体。促销为主,答谢次之,年会的气氛辅助促销。


参与的群体以客户为主,还有供应商、赞助商,再加全体员工。


这类年会的核心是,如何推出强有力的促销政策,一般是供应商供货让利,再加产品赞助,一次购买越多优惠越多,促使客户下大单。


实质上就是消费者的年度消费大会、集中提前购买年度服务。


这种年会,最重要的是销售目标。在年会上要完成多少销售量,是关键。与订货会类似。


在这一目的下,整合其他娱乐内容,作为辅助道具,保证促销年会的成功。




三类年会对比



员工的节目表演,在这几类年会中都少不了。


内部年会中,全体员工的节目表演是主体


客户年会中,销售团队的节目表演是佐料,即娱乐现场气氛,又起深度沟通作用;


促销年会中,员工的节目表演择优而用,只能作为娱乐内容补充





线上年会常规实现形式


一种常见的思路是,把传统的线下年会的场景、功能、环节搬到线上,只是员工不再聚集在年会场地中,而是通过屏幕来观看和参与。在这种情况,流程和内容变化不大,更多需要关注的是线下场景搭建、线上直播流程的实现。

根据场景和技术的不同,大致又可以分成三种类型:


01、实景搭建+线上直播(小线下+大线上)


搭建一个实景的现场,将年会场景缩小到演播室,少部分人员现场参与,大部分员工都通过直播平台观看并参与互动。


例如:滴滴云年会


员工观看直播互动                               


在这种方式下,如何通过年会与员工实现跨屏互动?


首先,需要将线下主会场的内容通过转播呈现在线上的直播间,并实现线下和线上的互动一致性。而身处在异地,无法到场的员工都可以进入到直播间观看,并实时进行线上互动交流。


其次,还可以通过分屏切换的模式,主会场可以连线某位员工或嘉宾,进行大屏互动对话交流,也可以将抽奖、投票等年会福利环节放在直播间来举办,目前市面上有很多第三方企业直播平台自带年会上的这些互动功能。

02、绿幕+虚拟合成+线上直播(纯线上)


搭建一个绿幕场景,通过虚拟合成技术,呈现虚拟舞美效果。这种形式可以减少现场搭建的成本,同时通过前期设计,可以提供多种惊艳舞美特效,但是,由于技术的原因,节目类的呈现会受到限制。


年终总结大会、优秀员工颁奖典礼可以通过这种形式来进行。


在直播形式上,这种一般都是提前录制好,通过录播的形式在直播平台上进行,其他员工可以在线上进行观看。


例如:哪吒汽车发布会



03、实景和虚拟的结合


有两种实现的方式,一种是直接有多个场景,比如既有小现场的场景,又有部分虚拟的场景。另外就是在实景上,通过AR技术,增加虚拟效果。


以索贝首届云年会为例,不仅有通过绿幕+虚拟合成技术的舞台,还做了实景搭建的舞台,并融入虚拟AR技术,将吉祥物放置在主持人的身边。这种直播形式也是采用录播进行的。








线上年会的线上年会的基础准备流程


大致的流程包括:前期准备、场景搭建、集成推流、测试、正式活动、效果评估。


01、前期准备


在前期准备阶段,出了常规的内容准备之外,另一个重要的部分就是宣传引流。线上活动的参与度充满不确定性,前期宣传的力度相比线下,一定要做增强。

02、场景搭建


线上年会的特殊性在于,大部分参与者是通过镜头语言来参与年会,因此,现场部分的场景搭建,一定要重点考虑灯光、收音、摄像机位等,在做场景设计的时候,就要考虑每个机位输出的画面效果,所以做直播年会,要有电影电视导演的视角。


03集成推流


这一步主要由直播供应商来解决。基本的原理大致是:摄像机输送信号至导播台,导播台信号进行虚拟效果合成,再通过推流导播软件,推流到直播平台,嘉宾通过直播页面进行观看和参与,大致可以看下图。


04测试


线上线下结合模拟彩排。跟线下年会彩排类似,最好进行全流程彩排。除了内容的流程彩排之外,网络专线测试、互动测试、多地连线模拟、boss讲话模拟等核心环节需要仔细彩排。


05正式活动


活动期间,最重要的是保障活动顺利进行。员工参与的网络环境维护,弹幕审核,突发事件处理等,需要着重关注。

06效果评估


直播结束后,可以生成内容回放,进行二次传播。同时,由于在线的特殊性,数据可以充分量化。强大的后台,可以为活动的效果评估,提供全流程的充足的数据支持。





做好线上年会的一些思路


01跳脱出纯线上或纯线下的思路,采用线上线下结合的模式


由于线上缺乏沉浸式的环境氛围和群体体验,我们可以化整为零,在线下结合办公环境,比如会议室等公共空间,营造一系列的线下场景,比如以部门单位,组织集体观看和参与年会,线上则提供主体的内容和互动体验。


线上线下结合的模式,可以直接规避掉上文所列的线上年会的3大劣势,对员工来说,既有熟悉的群体体验,又有创新的线上形式,参与度和满意度也会相对较高。


02跳脱出传统的线上年会思路,探索全新的线上体验旅程


线上年会不一定是直接将传统的线下年会搬到线上,而是用线上的手段,来实现年会所承载的组织功能。


比如饿了么,在很早之前就采用线上年会的形式,往往时间会持续一周以上,集合了线上游戏、闯关、集卡、秒杀、虚拟展馆、红包、抽奖等各种丰富的线上手段,用线上体验,完全重构了传统的年会体验。



在这种思路下,我们还可以将年会的组织功能,与线上形式,进行创新性的匹配。


比如Boss的年度总结和战略沟通,也许就可以采用线上发布会的形式;比如颁奖的模块,可以采用线上荣誉殿堂的交互形式。


03专注内容创造是线上年会的重中之重


由于线上年会缺少声光电营造的感官体验,因此内容自然是重中之重,内容的信息密度以及连贯性,是年会负责人优先要考虑的问题。


我们可以观察到,传统的汽车发布会在走到线上的过程中做的一些尝试,就非常值得我们借鉴。比如将整个发布会,策划成一个完整的故事,一场脱口秀,一场情景剧,甚至是一场电影……


同时,视频的重要性也更高了,因为视频可以前期准备,并提供稳定的,丰富的信息密度。语言类的节目和环节也将成为重点,通过前期脚本的打磨,可以最大程度上保证内容的输出质量。


04极致发挥线上的优势


突破空间限制,可以实现最广泛的参与。通过密集的预热宣传,将参与人数做到创纪录的水平,最远的分公司、最小的部门参与到年会主流程,并露出一线员工在工作场景中的短暂连线、员工家属的参与、客户的参与。



今年是尝试的一年,相信也将是精彩各异的一年。未来即使疫情消失,线上依然会是一个重要的场景。



专注活动10年

管理活动超500场

掌握1000万级活动专业体系



扫码关注公众号
郑州活动公司  郑州演出公司  郑州礼仪公司  郑州活动策划公司   庆典  校庆活动策划  年会策划  周年庆典策划公司  新媒体运营  影视制作  文创礼品  郑州展览展示公司 线上营销活动策划  
150 9329 5763
郑州活动公司客服
地址:郑州市经北三路110号河南通信产业园6楼A区