2023年会活动策划指南：10分钟带你入门

需求调研

做年会就像做产品，目的就是要满足各方需求，可能是老板、员工，还可能是客户和合作方等等。郑州活动公司。

根据“用户”的不同，可以采用以下方法：

1、年会最重要的用户就是老板，因此要抓紧和老板沟通，了解他对于本场年会的需求，以及本次年会的形式和预算，在这个基调上才能继续接下来的工作。

2、利用企业内网、公众号、群聊等，调研员工需求，看看小伙伴们对此有什么期待和建议。

3、规模较大或者比较复杂的年会，则可以成立筹委小组，分工合作，分别调查不同受众的需求并汇总。

年会形式选择

年会策划开始前，还需要确定年会形式，年会形式决定了后续的年会方案。目前可供年会选择的形式较多，各位伙伴们可以根据公司情况选择~

1、线上年会：随时随地可参加、节省场地、轻松满足防疫需求，适合疫情偶有复发的地区、总部与各分部在地域上较为分散的公司。郑州活动策划公司。

4、元宇宙年会：兼顾线上线下活动的优点，既有沉浸感、又能灵活应对各种突发情况，提供更加新奇的体验，适合有一定预算的公司。

确定年会调性

调研完需求后，还需要确定年会的主线和调性，也就是整场年会想给员工带来什么情绪。例如，在公司的成长期，业务高速发展，就要鼓舞员工斗志；在公司的成熟期，更注重团队凝聚力，则需要增加温情。

确定好主线后，就可以围绕主线延伸出一句年会主题。一个优秀的年会主题往往直指“问题”，同时在表达上足够简介有力，给参会者留下深刻的印象。

如果没有灵感，小媒在下方列出了可参考的年会主题：

2023年会主题大全丨想要的年会主题都在这了

年会策划方案一般包括这些内容：基本信息、年会内容、预算分配、工作分类。

基本信息

年会策划的第一步，就是确定好所有客观因素，包括年会规模、参加人数、日期、地点等。了解了客观情况，才能开始规划场地、采购、交通、运营计划，甚至是作为核心创意点，贯穿整体的策划。

年会内容策划

基础内容

▲图片来源网络，如有侵权，请立即联系删除

品牌型内容

品牌型内容就是公司想要向大家传达的内容，主要包括：传达企业价值观和企业文化 / 讲述理想和情怀 / 老板的个人PR 等等。品牌型内容也可以达到激励团队、凝聚人心的目的。

▲2020阿里HR年会《团队秀》VCR

当然，要想年会与众不同，除了比较常规的老板演讲，还可以安排更丰富的形式：公司员工街拍采访的宣传视频、员工祝福、客户故事、老板的保留节目等等。生动地传递出公司的特色和风格即可。

福利内容

最后一个福利内容，通常就是年会抽奖环节啦，这也是员工最期待的环节。精心安排的抽奖形式，往往能带来更多惊喜。可以从以下两个方面来考虑：

一是提前筹备具有话题性的年会奖品。奖品可以根据员工画像来准备，比如员工都很年轻、喜欢新鲜有趣的东西，就可以准备周边、手办等。

二是选择一个能吸引全场注意的互动方式。比如微媒的红包雨、酷炫抽奖、摇一摇小游戏等互动模块，无论线下年会还是线上年会，都能迅速带动气氛，还能送上福利。

▲现场摇一摇环节，全场互动

预算分配

年会预算包括场地费用、布置费用、餐饮费、礼品费、交通、住宿等。预算的分配主要依据年会侧重点，并预留号备用金。

当然，预算不足是年会策划永恒的痛点，策划人可以通过资源置换、购买更实惠的奖品、把控菜品、资源再利用等途径节省预算。

工作分类

整场年会需要有：年会整体策划把控1人、年会场地负责人员1人、对接设计人员1人、节目负责人2人（1人负责节目质量，1人负责年会当天催场）、嘉宾负责人员2人和机动人员。

▲任务分配及日期进度通常用甘特图来呈现

制定执行计划

场地是整场活动的承载点，必须确认好各项细节，才能进行下一步的安排。

▲图片来源网络，如有侵权，请立即联系删除

如果是第一次选择场地伙伴，可以着重注意以下几点：

1、提前预定：酒店越到年底越难预定、价格越高，如果是能容纳500人以上的酒店，最好提前2个月约定。

2、确定硬件：是否配备LED屏，酒店自带的LED屏是否足够大气；音响效果，话筒；外接音响等设备接线是否方便；控制室在哪里，是否方便等等。

3、确定装饰：是否有空间搭建灯光桁架，现场哪些地方可以放背景板，哪些地方可以贴海报等等。如果有些必要的地方不能贴物料，要与酒店人员提前沟通。

4、同时还要注意，酒店方直接对接人员配合度怎样，反应是否及时，否则现场出现意外，而酒店又配合太慢，将引起巨大问题。

直播平台选择

▲2022阿里巴巴（香港）年会

• 服务器支持的最高在线人数、最高互动次数是否满足需要，以及是否支持发送多个并发流，否则同时观看或参与的人数过多，会导致服务器崩溃。
• 是否有能满足需求的功能，例如抽奖、游戏、聊天、弹幕、投票、评分等。
• 如果有互动需求，要尽量将延迟控制在5秒以内
• 能否实现视频回看

大体来说，需要行政调动的人员有以下三类：

1、年会支持人员。年原则上，参与年会支持的工作人员尽量精简，以便于有更多的人能参与年会活动。

2、需提前邀请的人员。包括老板、高层、公司合作伙伴等。要提早沟通，并确认好档期。

活动宣传

活动前期的宣传可以通过邮件、公众号、内网等形式进行，可以让策划人更好地了解员工想法；而活动后也可以发一些活动花絮和年会精彩瞬间，以情感调动员工凝聚力。还可以通过问卷调查等形式，收集员工意见，有利于年会结束后的复盘工作。

活动顺利结束，策划人们终于可以松一口气，但是又得马上提起来，因为还有收拾现场、盘点物料、结算尾款、提交报销……而最最重要的是：总结回顾。

• 从个人角度来看，要与领导充分沟通好，整个年会组织下来的流程是否顺利，是否按照计划的环节进行，没有顺利进行的点在哪里，突出的效果在哪，哪个环节上赢得了最大的呼声，大家会后一致好评的地方。河南活动公司。

• 从组织年会的角度上看，要考虑员工的参与度强不强、是否增加了员工的幸福感和归属感、企业文化的凝聚力是否加强等。这部分可以用此前提到的调查问卷来体现。河南活动策划公司。
  

• 另外，还要建立好服务商信息库，记录联系方式、服务评价、建议复用程度等等，以备下次年会。河南活动策划。